Datenschutzerklärung für Zoom-Meetings und Seminare via „Zoom“ des Freien Verbandes Deutscher Zahnärzte e.V. (FVDZ)

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des Videoportals „Zoom“ informieren:

Verantwortlicher der Datenverarbeitung

Freier Verband Deutscher Zahnärzte e. V. (FVDZ)

Mallwitzstraße 16

53177 Bonn

Tel: 0228 8557 0

Fax: 0228 340671

Mail: info@fvdz.de

 

Datenschutzbeauftragte

Rechtsanwältin Walburga van Hövell

c/o Freier Verband Deutscher Zahnärzte e.V.

Mallwitzstraße 16, 53177 Bonn

Tel: 0228 8557-0

Fax: 0228 340671

E-Mail: datenschutz@fvdz.de

Betroffene Personen und verarbeitete Daten

Bei der Durchführung von Zoom-Meetings werden verschiedene personenbezogene Daten der teilnehmenden Personen verarbeitet. Vor allem sind dies Name, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), sofern Mikrofon und/oder Kamera angeschaltet sind, Stimme und/oder Bildnis der Teilnehmer, Teilnehmer-IP-Adressen sowie ggf. Ihre Mithilfe der Chatfunktion angegebenen weiteren personenbezogenen Daten.

Zweck und Umfang der Datenverarbeitung

Wir verwenden „Zoom“, um Online-Meetings durchzuführen. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt dabei auch davon ab, welche Datenangaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Zoom-Meeting machen. Sie können zudem die Kamera und/oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stumm stellen.

In Fällen, in denen wir „Zoom-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen dies vorweg ausdrücklich mitteilen und Ihre diesbezügliche Einwilligung erbitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem während des Zoom-Meetings angezeigt.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten des FVDZ verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.

Sollten unsererseits Zoom-Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen (z.B. bzgl. von uns angebotener Online-Seminare) durchgeführt werden, so ist diesbezüglich Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO die Rechtsgrundlage.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser hierfür erforderliches berechtigte Interesse besteht auch hier in der effektiven Durchführung von Online-Meetings, v.a., wenn aufgrund äußerer Umstände (z.B. Pandemie) keine Präsenzveranstaltung möglich ist.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Zoom-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich auch von der Zoom Video Communications Inc., 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, USA, verarbeitet, mit welcher wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 DSGVO geschlossen haben. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Als ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von „Zoom-Meetings“ nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden.

An sonstige Dritte werden im Zusammenhang mit einem Zoom-Meeting verarbeitete personenbezogene Daten nicht weitergegeben, sofern sie nicht ausdrücklich zur Weitergabe bestimmt sind oder eine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht.

Ihre Rechte

Zur Ausübung Ihrer nachfolgend genannten Rechte können Sie sich jederzeit an unseren oben benannten Datenschutzbeauftragten wenden. Sie haben gem. Art. 12 ff. DSGVO uns gegenüber folgende Rechte (ausführlich auch nachzulesen unter in unserer Datenschutzerklärung ):

• RECHT AUF BESTÄTIGUNG
• RECHT AUF AUSKUNFT
• RECHT AUF BERICHTIGUNG
• RECHT AUF LÖSCHUNG (Recht auf Vergessen werden)
• RECHT AUF EINSCHRÄNKUNG DER VERARBEITUNG
• RECHT AUF DATENÜBERTRAGBARKEIT
• RECHT AUF WIDERSPRUCH
• RECHT AUF WIDERRUF DER DATENSCHUTZRECHTLICHEN EINWILLIGUNG
• RECHT AUF BESCHWERDE bei der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Tel.: 0211/38424-0, Fax: 0211/38424-10, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen abzuwickeln. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfolgt die Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, können zudem Berichte über Zoom-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.